Lösung · Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation: die erste Frage jedes Prüfers. Von uns beantwortet.
Die schriftliche Beschreibung Ihrer Kassen-, Rechnungs- und Belegprozesse ist Pflicht. Fehlt sie oder passt sie nicht zur Praxis, drohen Hinzuschätzungen, auch bei sonst korrekter Buchführung. Wir erstellen sie mit Ihnen: in Ihrem Betrieb, passend zu Ihren echten Abläufen.
Warum
Warum ohne Dokumentation nichts sicher ist
Pflicht nach GoBD
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für alle digitalen Kassen- und Belegprozesse. Bei der Kassennachschau und der Betriebsprüfung ist sie regelmäßig eines der ersten angeforderten Dokumente.
Fehlt sie, wird geschätzt
Ohne oder mit veralteter Dokumentation kann die Buchführung formell verworfen werden, selbst wenn die Zahlen stimmen. Die Folge sind Hinzuschätzungen.
Muster helfen nicht
Eine gekaufte Muster-Dokumentation hilft im Ernstfall nicht. Die Dokumentation muss Ihre echten Abläufe widerspiegeln, im Alltag eingehalten und bei jeder Änderung aktualisiert werden, etwa bei einer neuen Kasse. Abweichungen zwischen Papier und Praxis fallen Prüfern auf.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt schriftlich, wie in Ihrem Betrieb Belege und Kassendaten entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und wieder auffindbar gemacht werden – von der ersten Buchung bis zur Archivierung.
Sie macht nachvollziehbar, dass Ihre digitalen Abläufe den GoBD entsprechen: vollständig, unveränderbar und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit prüfbar.
Praktisch ist sie kein einzelnes Formular, sondern eine Sammlung aus Organisationsanweisungen, System- und Ablaufbeschreibungen sowie internen Kontrollen – zugeschnitten auf Ihren Betrieb, nicht auf ein Muster aus dem Internet.
Leistungsumfang
Das ist enthalten
Sechs Bausteine, von der Aufnahme bis zur Pflege. Den genauen Umfang legen wir nach dem Erstgespräch schriftlich fest.
Aufnahme vor Ort
Wir schauen uns Ihre Abläufe in Ihrem Betrieb an: Kasse oder Rechnungsprogramm, Tagesabschluss, Belegwege, Zuständigkeiten.
Ist-Situation erfassen
Welche Systeme sind im Einsatz, wer macht was, wie kommen die Daten in die Buchhaltung? Wir halten den aktuellen Stand fest, auch dort, wo er noch nicht rund läuft.
Dokumentation erstellen
Allgemeine Beschreibung, Anwender-, System- und Betriebsdokumentation sowie das interne Kontrollsystem, verständlich für Sie und Ihr Team.
Soll-Perspektive & Verbesserungen
Wo Ist und Soll auseinanderliegen, zeigen wir konkret, was sich ändern sollte, damit Ihre Prozesse steuerrechtlich sauber laufen.
Abstimmung & Übergabe
Wir gehen die Dokumentation mit Ihnen durch und übergeben sie so, dass Sie sie bei einer Prüfung sofort vorlegen können.
Laufende Pflege
Neue Kasse, neues Programm, neue Abläufe: Wir halten die Dokumentation im Rahmen der laufenden Betreuung aktuell.
Ihre Vorteile
Was Sie davon haben
Prüfungssicherheit
Wenn der Prüfer fragt, liegt die Dokumentation vor und passt zu Ihrem Betrieb.
Geringeres Schätzungsrisiko
Eine nachvollziehbare Dokumentation nimmt dem Finanzamt einen häufigen Ansatzpunkt für Hinzuschätzungen.
Transparente Prozesse
Sie sehen schwarz auf weiß, wie Belege und Daten durch Ihren Betrieb laufen und wo es hakt.
Schnellere Einarbeitung
Neue Mitarbeitende finden die Abläufe beschrieben, statt sie mündlich weitergegeben zu bekommen.
Für Betriebe mit digitalen Kassen- und Rechnungsprozessen
Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße, auch für kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden.
Gastronomie · Einzelhandel · Handwerk & Bau
Typische Auslöser, jetzt zu handeln
- Neues Kassen-, ERP- oder Rechnungssystem
- Angekündigte Betriebsprüfung oder erlebte Kassennachschau
- Neueröffnung, Filiale oder Übernahme eines Betriebs
- Es gibt schlicht noch keine
Ablauf
Von der Anfrage zur fertigen Dokumentation
Vier Schritte von der Anfrage bis zur Übergabe. Was dabei enthalten ist und was nicht, legt das Angebot vorher schriftlich fest.
Anfrage
Sie schicken uns das Formular unten oder rufen an. Ein paar Angaben zu Betrieb und Systemen reichen.
Erstgespräch & Angebot
Wir klären den Umfang und schicken Ihnen ein schriftliches Angebot. Darin steht, welche Leistungen enthalten sind und welche gesondert beauftragt werden.
Aufnahme & Erstellung
Termin in Ihrem Betrieb. Wir halten fest, wie Ihre Abläufe tatsächlich laufen, und erstellen daraus die Dokumentation — auf Grundlage Ihrer Angaben und Unterlagen. Den Entwurf stimmen wir mit Ihnen ab und arbeiten Ihre Anmerkungen ein.
Übergabe
Sie erhalten die finale Fassung, fertig zum Vorlegen bei einer Prüfung. Die spätere Fortschreibung, etwa die jährliche Überprüfung, gehört nicht zum Auftrag — die übernehmen wir auf Anfrage gesondert.
Was nicht dazugehört
Wir dokumentieren und bewerten Ihre Prozesse aus steuerrechtlicher Sicht. Nicht Teil der Verfahrensdokumentation sind:
- Einrichtung, Wartung oder Support von Kassen-, ERP- oder sonstiger Hard- und Software. Dafür bleibt Ihr Systemanbieter zuständig.
- Eine Prüfung Ihrer IT-Sicherheit
Häufige Fragen
Fragen zur Verfahrensdokumentation
Braucht mein kleiner Betrieb wirklich eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Die Anforderung aus den GoBD hängt nicht von der Betriebsgröße ab. Bei kleinen Betrieben fällt die Dokumentation meist kürzer aus, weil es weniger Abläufe und Beteiligte gibt.
Wie lange dauert die Erstellung?
Das hängt von der Zahl der Systeme und Abläufe ab. Nach dem Erstgespräch nennen wir Ihnen im Angebot einen realistischen Zeitrahmen.
Was kostet eine Verfahrensdokumentation?
Der Aufwand richtet sich nach Ihrem Betrieb. Sie erhalten nach dem Erstgespräch ein schriftliches Angebot, bevor Kosten entstehen.
Ich bin noch kein Mandant. Kann ich trotzdem anfragen?
Ja. Schreiben Sie im Formular kurz dazu, wie Ihre Buchhaltung heute organisiert ist. Wir melden uns mit einer Einschätzung.
Wir haben schon eine Dokumentation. Lohnt sich ein Blick darauf?
Oft ja, vor allem nach einem Systemwechsel. Wir prüfen, ob sie noch zu Ihren Abläufen passt, und ergänzen, was fehlt.
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Mit diesen Angaben können wir uns auf das Gespräch vorbereiten und Ihnen ein passendes Angebot machen.